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Como configurar a retenção do Gmail?

Você pode controlar a quantidade de e-mails armazenados para cada usuário na sua organização usando as configurações de Retenção de e-mail do Google Admin Console. Você pode especificar:

  • Por quantos dias as mensagens devem ficar retidas.
  • Se prefere que as mensagens sejam movidas para a Lixeira ou excluídas permanentemente quando o período de retenção expirar.
  • Se mensagens com marcadores específicos devem ser retidas.
  • Se as mensagens devem ser excluídas automaticamente ou se seus usuários devem gerenciar a exclusão de e-mails.

 

As configurações de Retenção de e-mail são aplicáveis às mensagens na Caixa de entrada do usuário e às mensagens arquivadas. Essas configurações também são aplicáveis às mensagens adicionadas pela E-mail Migration API: mensagens migradas mais antigas do que o período de retenção especificado são excluídas, a menos que estejam identificadas com um marcador para deixá-las de fora da exclusão.
 

As configurações de Retenção de e-mail não são aplicáveis às mensagens na pasta Lixeira, que são excluídas permanentemente após 30 dias, nem a usuários suspensos ou inativos. Para continuarem ativas, as contas precisam receber mensagens ou fazer solicitações via Web ou cliente pelo menos uma vez por dia. Se você precisa de arquivamento completo com exclusão automática para todas as contas, independentemente da atividade de uma conta, como para fins jurídicos e de compliance, por exemplo, use o Google Vault.

 

Para configurar a retenção de e-mails:

 

1. Faça login no Google Admin Console

 

2. No painel de controle, acesse Aplicativos > G Suite > Gmail > Configurações gerais.

 

3. Na seção "Organizações", na parte superior da página, destaque a organização de nível superior.

 

4. Na seção Exclusão automática de e-mails, selecione Excluir automaticamente as mensagens de e-mail anteriores a Ndias ou Não excluir mensagens de e-mail automaticamente. Se você selecionar Não excluir mensagens de e-mail automaticamente, clique em Salvar alterações e ignore as etapas restantes.

 

5. Digite o número de dias durante os quais as mensagens ficarão retidas. Por exemplo, se você digitar 30, as mensagens com mais de 30 dias serão excluídas.

 

6. Especifique como tratar mensagens excluídas automaticamente selecionando uma destas opções:

 

Mover mensagens para a pasta Lixeira: as mensagens permanecem na pasta "Lixeira" por 30 dias adicionais antes de serem excluídas, o que permite que você tenha mais tempo para recuperar uma mensagem excluída de acordo com suas configurações de Retenção de e-mail.

 

Excluir mensagens definitivamente: as mensagens não vão para a pasta "Lixeira" e são excluídas permanentemente depois do número de dias especificado. Depois que uma mensagem é excluída permanentemente, não há mais como recuperá-la.

 

7. Para reter mensagens com marcadores específicos, digite uma lista separada por vírgulas contendo esses marcadores no campo de texto em Não excluir automaticamente as mensagens com os seguintes marcadores.

 

É preciso inserir os nomes completos dos marcadores. Caracteres curinga não são compatíveis. Os marcadores aninhados não herdam essa configuração dos marcadores pais. Você pode publicar uma lista desses marcadores para que seus usuários possam impedir que mensagens específicas sejam excluídas automaticamente.

 

8. Clique em Salvar alterações na parte inferior da página.

 

A política de retenção de e-mails é aplicada às caixas de correio dos usuários conforme um cronograma regular e periódico. Portanto, é possível que as mensagens cujo período de retenção já tenha passado só sejam removidas algumas horas mais tarde.

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