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Como criar retenções?

Uma retenção permite que você preserve mensagens no Google Vault indefinidamente para cumprir obrigações legais ou de preservação. Se um usuário excluir mensagens retidas, elas serão removidas da visualização do usuário, mas não serão excluídas dos servidores do Google até que a retenção seja removida. Enquanto a retenção estiver em vigor, os administradores e os usuários do Google Vault com os privilégios apropriados poderão pesquisar e descobrir mensagens mantidas no Google Vault.

Observação 1: atualmente, não é possível criar retenções para arquivos armazenados no Google Drive.

 

Observação 2: se o administrador do G Suite excluir a conta de um usuário no Admin Console, as mensagens do usuário não ficarão mais disponíveis no Google Vault nem poderão ser restauradas.

 

Como reter mensagens?

 

1.       Crie ou abra o caso que conterá a retenção.

 

2.       Clique em Criar retenção.

 

3.       Qual é o nome da retenção? Digite um nome exclusivo para a retenção.

 

4.       A retenção é aplicável a contas ou a uma organização? Escolha uma opção:

 

Contas individuais: digite um ou mais endereços de e-mail para as contas que estão sujeitas a esta retenção.

 

Organização: escolha uma unidade organizacional na lista suspensa.

 

5.       Quais condições precisam ser atendidas para que uma mensagem seja coberta por esta retenção?

 

Data de envio: você pode usar um intervalo de datas para reter mensagens. Se você digitar uma data apenas no primeiro campo, todas as mensagens enviadas na data ou depois dela serão retidas. Se você digitar uma data apenas no segundo campo, todas as mensagens enviadas na data ou antes dela serão retidas. Deixe este campo em branco para aplicar a retenção a todas as mensagens.

 

Termos: você pode usar termos e operadores de pesquisa para especificar o conteúdo das mensagens que serão retidas.

 

Excluir rascunhos: marque a caixa para excluir rascunhos desta retenção.

 

6.       Clique em Salvar para criar a retenção.

 

Como modificar uma retenção existente?

 

1.       Abra o caso que contém a retenção.

 

2.       Modifique qualquer um dos seguintes critérios:

 

Quem está sujeito à retenção: adicione ou remova contas ou unidades organizacionais. Observação: não é possível adicionar contas a uma retenção que cubra uma unidade organizacional nem adicionar unidades organizacionais a uma retenção que cubra contas individuais. Além disso, se você remover todos os usuários, será solicitado a excluir a retenção. 

 

Data de envio: expanda ou restrinja o intervalo de datas sujeitas a retenção.

 

Termos: adicione ou remova termos e operadores de pesquisa para alterar as mensagens que estão sujeitas a esta retenção.

 

3.       Clique em Salvar.

 

Como excluir uma retenção?

 

1.       Abra o caso que contém a retenção.

 

2.       Marque a caixa ao lado da retenção.

 

3.       Clique em Excluir selecionado.

 

4.       Clique em OK para confirmar a exclusão.

 

Observação: depois que uma retenção for removida, regras de retenção podem continuar aplicáveis a essas mensagens. Consulte as perguntas frequentes no final deste artigo para mais informações.

 

Como ver as retenções em vigor?

 

Uma forma convencional de ver todas as retenções é em Relatórios. Para ver as retenções dessa forma, os usuários do Google Vault precisam ter o privilégio "Gerenciar auditorias". Para ver as retenções em vigor, também é possível consultar os vários casos que contêm as retenções.

 

1.       Clique em Relatórios no painel de navegação à esquerda.

 

2.       Clique em Retenções de domínio ou Retenções de usuário:

 

Retenções de domínios: aplicam-se a mensagens de todos os usuários com licenças do Google Vault. Na lista de retenções de domínio, você vê informações sobre a retenção, incluindo o caso ou os casos que contêm a retenção, os termos de pesquisa específicos e a data na qual a retenção entrou em vigor.

 

Retenções de usuários: são aplicáveis a mensagens de usuários específicos com licenças do Google Vault. Na lista de retenções de usuários, você vê os usuários cujas mensagens estão retidas. Clique em um nome para ver mais detalhes, incluindo os casos que contêm a retenção, os termos de pesquisa específicos e a data na qual a retenção entrou em vigor.

 

3.       Também é possível clicar em Fazer download de CSV no canto superior direito para fazer o download de um arquivo CSV com a lista de retenções.

 

Observação: um nome em vermelho riscado por uma linha significa que a licença do Google Vault do usuário foi removida. Entre em contato com o administrador do G Suite para reatribuir uma licença do Google Vault a esse usuário no Admin Console.

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