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Como utilizar o Vault?

Este guia ajudará você a executar as etapas de implantação do Google Vault na sua organização.

Importante: o Google Vault só preservará os dados de acordo com os requisitos legais e políticas da sua organização após você seguir estas etapas. Você precisa escolher uma política de retenção padrão e/ou uma regra personalizada como descrito na Etapa 5 para que o Google Vault retenha seus dados.

 

Antes de continuar, confirme se: 

 

  • Você é um superusuário do G Suite na sua organização, pois apenas superusuários podem seguir as etapas neste guia.
  • Você tem o G Suite.
  • O G Suite Business foi comprado para sua organização.

 

Confira as etapas abaixo para saber como concluí-las:

 

 

1. Atribuir licenças do Google Vault

 

Atribua licenças para todos (licenciamento de domínio completo) ou apenas para um grupo de pessoas (licenciamento de domínio parcial).

 

  1. Consulte pessoas que entendam os requisitos comerciais e legais da organização para decidir quem precisa de uma licença do Google Vault.
  2. Siga as etapas no artigo sobre licenciamento de domínio completo e licenciamento de domínio parcial.

 

 

2. Especificar quem pode acessar o console do Google Vault no domínio

 

Apenas os usuários com as permissões apropriadas podem fazer login em //ediscovery.google.com.

 

  1. Faça login no Admin Console com seu endereço de e-mail da conta de administrador (incluindo nome de usuário e domínio) e senha.
  2. No painel, clique em Aplicativos e em G Suite.
  3. Clique em Google Vault e escolha uma das seguintes opções:

 

ATIVADO para todos: todos na organização podem acessar o Google Vault.

ATIVADO para algumas organizações: apenas as unidades organizacionais especificadas por você podem acessar o Google Vault. Saiba mais sobre como criar unidades organizacionais.

DESATIVADO: ninguém na organização pode acessar o Google Vault.

 

 

3. Conceder privilégios a funcionários autorizados

 

Conceda privilégios a funcionários que poderão criar regras de retenção, realizar retenções por litígio ou fazer investigações. Esta etapa não é obrigatória para a configuração inicial do Google Vault.

 

  1. Entenda os vários privilégios que você pode conceder aos usuários.
  2. Siga as etapas no artigo Conceder privilégios de administrador.

 

 

4. Fazer login no Google Vault

 

Recomendamos que você aguarde de 30 a 60 minutos antes de fazer login em https://ediscovery.google.com após comprar o Google Vault ou iniciar o teste de 30 dias. Se fizer login imediatamente após a compra, talvez você não veja todas as áreas às quais tem acesso no Google Vault.

 

Agora que o Google Vault está ativado e as licenças foram atribuídas no Admin Console, faça login no Google Vault da seguinte forma:

 

  1. Acesse https://ediscovery.google.com.
  2. Faça login com o nome de usuário e a senha do G Suite.

 

Depois que você conceder acesso, os demais funcionários autorizados no seu domínio farão login no Google Vault da mesma maneira.

 

 

5. Definir o período de retenção padrão da organização para arquivamento

 

Defina uma política de retenção padrão para controlar durante quanto tempo as mensagens da organização são arquivadas antes de serem definitivamente excluídas das caixas de correio dos usuários e de todos os sistemas do Google. Sua empresa deve ter uma política que defina por quanto tempo os e-mails devem ser retidos. Recomendamos que você consulte a equipe jurídica da organização quando for configurar uma regra de retenção padrão.

 

O período de retenção começa na data de recebimento da mensagem, NÃO na data em que você definiu a regra. Por exemplo, você define o padrão para 3.650 dias (10 anos). Se um usuário recebeu uma mensagem em 5 de janeiro de 2004, essa mensagem será removida da caixa de correio do usuário em 5 de janeiro de 2014 e logo em seguida será removida do Google Vault. Saiba detalhes sobre como funciona a retenção.

 

Após o término do período definido por uma política de retenção padrão ou regra personalizada, as mensagens retidas por essas regras serão permanentemente excluídas e não poderão ser restauradas.

 

  1. No Google Vault, clique em Retenção no painel à esquerda.
  2. Clique em Modificar período de retenção padrão.
  3. Na caixa de diálogo exibida, selecione uma destas três opções:

 

Não especificar um período de retenção padrão: o conteúdo do usuário não é retido no Google Vault. A menos que uma regra ou retenção personalizada seja aplicada, o conteúdo excluído pelo usuário é apagado 30 dias depois da exclusão, sem opções de recuperação. O período de retenção padrão da sua organização é estabelecido automaticamente de acordo com esta opção, a menos que você o altere.

 

Reter dados indefinidamente: o conteúdo do usuário fica disponível indefinidamente no Google Vault, a menos que uma regra ou retenção personalizada seja aplicada.

 

Reter dados por um número de dias especificado: o conteúdo do usuário é retido por um número de dias especificado (até 36.500), a menos que uma regra ou retenção personalizada seja aplicada. Logo após o término desse período, o conteúdo será removido das caixas de correio e excluído dos sistemas do Google sem opções de recuperação. Se você selecionar essa opção, clique em Próximo, digite o número de dias do período de retenção e clique em Definir. Marque as caixas de seleção para confirmar que você entendeu que o conteúdo será excluído após o término do período de retenção se nenhuma outra regra ou retenção for aplicada.

 

       4. Clique em Enviar.

 

Observações importantes:

 

O que acontece após você definir a regra de retenção padrão:a menos que uma regra padrão ou guarda de documentos se aplique a elas, as mensagens atuais e futuras das caixas de correio dos usuários são preservadas e excluídas do Google Vault de acordo com a regra de retenção padrão.

 

O que acontece quando um usuário exclui uma mensagem:a mensagem é removida da caixa de correio do usuário. No entanto, quando a regra de retenção padrão ou uma regra personalizada se aplica, a mensagem continua disponível no Google Vault durante o restante do período de retenção.

 

O Google Vault já está em funcionamento. Ele preserva os e-mails do seu domínio e bate-papos registrados durante o período de retenção especificado por você. Saiba mais sobre a regra de retenção padrão e regras personalizadas.

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