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10 mandamentos para organizar melhor o dia a dia da sua empresa

Ter seu próprio negócio exige esforço e dedicação e, acima de tudo, organização. Um negócio bem organizado torna sua vida mais fácil e lhe permite maximizar os resultados.

Ter as rédeas das finanças da empresa firmes em suas mãos e o controle de tudo o que se passa no seu empreendimento é fundamental para que você tome as decisões certas e faça o negócio prosperar.

Como fazer isso? Confira os 10 mandamentos da boa organização.

1 - Controle bem suas finanças

Fique de olho na sua conta bancária. Saiba quanto deve entrar e quanto deve sair para poder se planejar e evitar ficar descoberto. A receita é a mesma usada nas finanças pessoais. Não gaste mais do que pode pagar.

O controle de receitas e despesas é crucial para qualquer negócio, mesmo que a área financeira não seja sua atividade principal. Você necessita de dinheiro para fazer seu negócio crescer e precisa que seu negócio gere lucro para que você possa se manter.

E controlar bem as finanças significa, também, saber onde e como investir e não gastar dinheiro à toa. “Eu vejo muitas lojas gastarem dinheiro com links patrocinados e SEO, o que, certamente, atrai bastante visita. O problema é que no site não há informação, os produtos não têm descrição e o cliente fica com medo de comprar. No fundo, a loja desperdiçou dinheiro”, alerta Tiago Moraes, diretor comercial da agência E-Plus, que presta consultoria para lojas virtuais.

2 - Use um software financeiro

Coloque a tecnologia para jogar em seu favor. Procure um software que o ajude a controlar as finanças da sua empresa, de acordo com as necessidades específicas do seu negócio. Aplicativos online são uma boa opção para quem está começando. Independente da sua escolha, você deve visualizar, de maneira clara, se a loja está ganhando ou perdendo dinheiro. “Há softwares que são fáceis para uns e complicados para outros. Eles são importantes para facilitar a vida, mas qualquer software requer um mínimo de conhecimento financeiro; o que é receita, despesa, ativo, passivo e fluxo de caixa”, observa Márcio Iavelberg, presidente da consultoria empresarial Blue Numbers.

3 - Separe as finanças pessoais das contas da empresa

Pode parecer uma dica óbvia, mas a clássica imagem do empreendedor tirando dinheiro da conta da empresa para fazer o supermercado é mais comum do que se imagina. Não faça isso sob hipótese nenhuma. É o caminho para o descontrole e, muito possivelmente, para o fracasso.

Manter contas bancárias separadas é a dica de Rafael Guandalini, sócio diretor da Estilos S.A., marketplace especializado em produtos nacionais de moda, design e beleza: “O ideal é abrir uma conta para a empresa, e que ela não esteja vinculada com sua conta pessoal. A partir daí, o empreendedor deve ter uma porcentagem certa do lucro que ele retire todo mês da empresa e mande para sua conta pessoal para gastos pessoais”.

4 - Separe o pessoal do profissional

Não é só nas finanças que as bolas podem se confundir. Separe completamente suas atividades como empreendedor das atividades como pessoa física.

A lógica é simples. Da mesma forma que um empregado não deve resolver problemas pessoais durante o expediente, o empreendedor também deve evitar esta armadilha.

Disciplina é a palavra-chave. Se você trabalha em casa, então, ela é fundamental. Reserve um tempo para as atividades da empresa e seja rigoroso com isso.

5 - Arquive seus documentos

Por mais arcaico que possa parecer para um negócio online, ter um arquivo com seus documentos vai economizar seu tempo e o ajudará a evitar problemas com eventuais fiscalizações.

A legislação brasileira exige, em muitos casos, que determinados documentos fiquem arquivados por anos e, se você não os tiver em arquivo, pode arrumar uma encrenca.

“Geralmente, são documentos de Recursos Humanos e de tributação que você precisa guardar na empresa ou na contabilidade por 20 anos e, às vezes, até 30 anos. É preciso verificar nos órgãos competentes”, comenta Iavelberg.

E não adianta apenas pegar os papéis e jogá-los numa gaveta. Você precisa separar os documentos em categorias, em anos, da forma que achar mais fácil. Assim, você conseguirá encontrar documentos rapidamente e sem dor de cabeça.

Essa atitude simples vai ajudar você a se concentrar na parte mais importante do negócio e evitar que perca mais tempo com a burocracia que o necessário.

6 - Controle seu estoque

Se o seu negócio é uma loja online, este é o feijão com arroz. Saber quais produtos você tem em estoque e a quantidade deles o ajuda a se livrar de saias justas, como vender um produto que não poderá entregar no prazo porque não há mais em estoque.

“É importante fazer a curva ABC dos produtos, ou seja, saber quais são os itens mais vendidos. Esses produtos, você sempre tem que ter disponível no estoque para entregar. Com o tempo, o lojista vai entendendo isso e deve negociar melhor com os fornecedores”, explica Moraes.

Lembre-se: uma falha como essa pode afastar a clientela e acabar com sua reputação. Por isso também é importante manter os registros de suas vendas. Isso vai auxiliá-lo na hora de ir às compras para manter seu estoque abastecido.

Além de consultar o histórico de vendas, Iavelberg sugere abrir um canal de diálogo com os clientes: “Converse com eles para saber o que pretendem comprar nos próximos meses. O lojista que tiver esse contato mais próximo com os clientes tem um bom termômetro do que ele precisa ter no estoque.”

7 - Defina prazos

Cumpra sempre os prazos que definiu. Isso vale até mesmo, e principalmente, se você é o único funcionário de seu negócio.

Definir prazos e se comprometer a cumpri-los é a melhor maneira de evitar que distrações afastem você do seu objetivo.Também é uma estratégia para que as coisas realmente aconteçam na sua empresa e no momento certo.

8 - Planeje

Evite o improviso. Invista tempo planejando seus próximos passos. Estabeleça metas, saiba o que precisa fazer para que elas sejam atingidas e o que virá pela frente, quando elas forem alcançadas.

Planejar permite a você decidir com antecedência quais caminhos sua empresa vai seguir e em que parte do trajeto está atualmente.

Embora a flexibilidade seja uma qualidade na hora em que você tem de lidar com situações difíceis e inesperadas, os maiores casos de sucesso em qualquer setor do empreendedorismo não são famosos por terem chegado longe na base do "jeitinho".

9 - Priorize e delegue

Outro desafio que surge na rotina de um empreendedor é conciliar todas as tarefas que precisa executar. Neste momento, é fundamental saber o que precisa ser feito com mais urgência e organizar as pendências por ordem de prioridade. Evite tentar fazer tudo ao mesmo tempo – essa é a receita perfeita para acabar não fazendo nada direito.

Conforme o negócio começar a crescer, e você tiver funcionários para ajudá-lo, não tenha medo de delegar. Um negócio eficiente tem que funcionar sem a intervenção do dono em cada processo.

10 - Tenha métricas para medir desempenho e resultados

Você só conhece o que pode medir. Tenha métricas claras e objetivas. Além de analisar só os resultados finais, Guandalini recomenda medir metas associadas ao processo: “A meta pode ser falar com X novos clientes ou X novos parceiros por dia. Se esse trabalho é bem feito, você consegue aumentar suas visitas, vendas e conversão de um dia para outro para números que você nem imaginava serem possíveis”, diz.

Sabendo como medir seu desempenho, você conseguirá fazer um ajuste fino e saber o que funciona e o que não serve para o seu negócio.

Colocando em prática as dicas acima, o dia a dia à frente do seu negócio será mais organizado e produtivo.