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Como funciona uma ferramenta de disparo de e-mail marketing

Saiba a importância que tem essa ferramenta para o sucesso de suas campanhas

Imagine uma pequena loja que possui uma base de 2 mil e-mails de clientes cadastrados. Ela está prestes a lançar uma promoção e precisa divulgá-la aos seus contatos. Mandar um e-mail por vez para toda a lista vai demorar um dia inteiro (ou até mais). Além disso, não é recomendada essa prática, o servidor pode acusá-lo de spam. Aqui, entra em cena a ferramenta de disparo de e-mail marketing.

Basicamente, esse serviço consegue enviar, de uma só vez, peças de e-mail personalizadas para toda a lista. Assim, a loja ganha muito em tempo. De quebra, a ferramenta ainda oferece estatísticas de desempenho dos e-mails, como taxa de abertura e de cliques de cada campanha.

Antes de aprofundar mais no assunto, vale reforçar que, ao contratar uma ferramenta de e-mail marketing, a empresa não está adquirindo, também, uma lista de contatos. Compete à própria empresa criar uma base de e-mails, de preferência formada apenas por pessoas que já a conheçam. 

É preciso deixar claro, também, que a ferramenta de disparo de e-mail marketing se diferencia muito do spam. Na teoria, o e-mail marketing envia mensagens apenas para destinatários que demonstraram interesse em receber essas mensagens. Mesmo assim, muitas vezes elas vão parar no lixo eletrônico das pessoas. Com uma ferramenta de e-mail marketing profissional isso não acontece, uma vez que ela emprega técnicas que fazem com que os provedores não identifiquem aquelas mensagens como spam.

⇒ Não deixe de conferir: Infográfico mostra o caminho dourado para vencer o vilão Spam

Voltando a falar especificamente do funcionamento da ferramenta, ela trabalha em diversas etapas. A seguir, vamos detalhar quais são elas e como sua empresa pode se beneficiar utilizando esse serviço.

Quatro etapas fundamentais

1) Importando lista de contatos

Em primeiro lugar, antes de começar a usar a ferramenta de disparo de e-mail marketing, você precisa reunir todos os contatos dos seus clientes em uma lista, que pode ser numa planilha de Excel, mesmo. Em vez de passar os contatos manualmente para a ferramenta, muitas já permitem importar os endereços dos destinatários por meio de arquivos de Excel.

No painel do E-mail Marketing do UOL HOST, por exemplo, você deve clicar em “Contatos”. Em seguida, vá para “Importação”, escolha o arquivo Excel em formato CSV e selecione as condições para que o processo seja feito, como mostram as imagens abaixo:

Vale destacar, ainda, que a ferramenta do UOL HOST realiza uma análise prévia da lista no momento da importação. Ela identifica e não encaminha mensagens para e-mails inválidos e spamtraps.

2) Criando grupos de contato

Após subir a lista de contatos, você pode criar grupos para dividir seus contatos por categorias, como clientes homens e clientes mulheres. Para isso, dirija-se a “Grupos” e, depois, crie um nome e uma descrição para ele. Assim, quando você tiver uma promoção exclusiva para homens, basta disparar sua campanha para esse grupo.

3) Fazendo a peça da campanha

Aqui, há duas possibilidades. A primeira é escolher um modelo em branco e inserir um código HTML de uma peça de e-mail previamente trabalhada. Essa é uma opção para deixar a campanha mais personalizada. Para isso, basta ir em “E-mail”> “Assistente de e-mail”> “Criar Modelo”.

⇒ O UOL HOST tem templates gratuitos de e-mail marketing para você baixar. Confira!

Outra maneira é usar um dos modelos já prontos que a ferramenta oferece, como no exemplo abaixo. Você apenas edita as imagens, os títulos e textos de descrição e inclui links. Para isso, basta ir em “E-mail”> “Assistente de e-mail”> “Templates prontos”.

É possível, ainda, programar o horário para o disparo dos e-mails. Faça isso nos  períodos em que a taxa de abertura é maior (saiba mais no tópico abaixo). Por exemplo, seus disparos têm uma resposta maior nas segundas-feiras, às 10 horas.

4) Analisando o relatório de desempenho

Para completar, você tem acesso a um relatório completo que mostra, em detalhes, quais destinatários receberam, abriram e clicaram em suas mensagens e quais links geraram mais cliques.

Os relatórios podem ser exportados em formato CSV, HTML e XLS. Assim, você consegue comparar campanhas atuais e antigas e perceber (ou não) uma evolução nos resultados.

No painel do UOL HOST, clique em “Relatórios” e selecione qual campanha você quer analisar. Aí, é só fazer o download.

Outros recursos do E-mail Marketing UOL HOST

Além de todas as vantagens apontadas acima, a ferramenta do UOL HOST permite a você utilizar campos personalizados para preencher informações dos seus contatos e enviar pesquisas qualitativas e quantitativas de satisfação.

Por fim, você ainda pode integrar a ferramenta com o seu site. A partir daí, quando um visitante se cadastrar em seu site, o e-mail dele já entra automaticamente na sua lista de contatos.

Caso você fique um pouco perdido em meio a tantos recursos, pode contar com um suporte técnico especializado 24 horas por dia, 7 dias por semana. Não é à toa que a ferramenta do UOL HOST venceu o Prêmio Consumidor Moderno de Excelência em Serviços ao Cliente, 2015.

Na verdade, o sucesso das suas campanhas de e-mail depende muito mais de você do que da ferramenta. Ela apenas auxilia e agiliza os processos de criação e o envio de mensagens, além de expor, em detalhes, o desempenho da campanha.

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Agora, o conteúdo e a frequência com que você manda os e-mails são fatores decisivos. Se o conteúdo for repetitivo e/ou irrelevante, o destinatário nem vai perder tempo clicando nas suas mensagens, diminuindo suas taxas de aberturas e cliques. Quanto à periodicidade das mensagens, os usuários também se irritam quando uma mesma empresa envia e-mails a toda hora. Atenção a esses detalhes!