Gestão de estoque: o que é e como organizar sua loja

A gestão de estoque garante o equilíbrio entre oferta e demanda, evitando falta ou excesso de produtos. Com ela, a empresa assegura agilidade nas vendas, redução de custos, melhor aproveitamento de espaço, prevenção de perdas e maior satisfação dos clientes.

Uma gestão de estoque eficiente define o sucesso de qualquer loja, independente do seu porte ou segmento. Ao controlar o que entra, o que sai e o que permanece, ela evita prejuízos e melhora o atendimento ao cliente.

Esse gerenciamento pode ser feito pelo dono, estoquista, analista ou gerente, dependendo do porte da empresa. Assim, nos negócios pequenos, o próprio gestor costuma assumir essa função. 

Já em empresas maiores, existem equipes específicas para controlar, organizar e planejar, garantindo eficiência e abastecimento adequado.

Aqui você vai entender como gerenciar estoque, conhecendo os principais tipos e estratégias, além de descobrir ferramentas que facilitam esse processo e dicas práticas para aplicá-lo no cotidiano da sua loja.

O que é gestão de estoque e para que serve?

A gestão de estoque é o conjunto de práticas e processos utilizados para controlar, organizar e monitorar os artigos armazenados por uma empresa, incluindo desde a entrada de mercadorias, seu armazenamento adequado, até a saída para venda ou produção. 

O objetivo principal é garantir que a quantidade certa de itens esteja disponível no momento certo, evitando excessos e faltas que geram prejuízos financeiros ou perda de oportunidades de venda.

Esse gerenciamento mantém o equilíbrio entre a demanda do mercado e a capacidade de fornecimento da empresa. Além disso, permite uma melhor previsão de compras, otimização de espaço físico, redução de desperdícios e maior eficiência operacional. 

Com uma boa administração, a empresa melhora seu fluxo de caixa, reduz custos e aumenta a satisfação dos clientes, já que consegue atender aos pedidos com mais agilidade e precisão.

Principais tipos de gestão de estoque

Os tipos variam conforme a necessidade, o porte da empresa e o tipo de produto armazenado. Dito isso, abaixo estão os principais:

1. Estoque mínimo

Esse tipo de gerenciamento define uma quantidade mínima de itens que deve ser mantida, assim, quando os itens atingem o limite, é hora de fazer um novo pedido. 

Ter uma quantidade mínima estocada evita excessos e reduz o custo de armazenagem, mas exige atenção para não causar rupturas no abastecimento.

2. Máximo

É o controle da quantidade máxima de artigos que podem ser armazenados, considerando espaço físico, prazo de validade e custo. Ele evita o acúmulo desnecessário de mercadorias e garante uma operação mais eficiente.

3. Armazenamento de segurança

Funciona como uma reserva extra de itens, usada para cobrir imprevistos como atrasos de fornecedores, aumento inesperado da demanda ou problemas logísticos. 

É um tipo estratégico que evita que a empresa fique sem produtos para vender ou produzir.

4. Just in Time (JIT)

Essa estratégia mantém o menor armazenamento possível, com reposições feitas somente quando necessário. Ela é muito usada em indústrias, reduz custos com armazenagem, mas requer fornecedores confiáveis e um sistema de logística bem ajustado.

5. Curva ABC

Classifica os itens com base em sua importância ou valor. Nesse sentido, os itens “A” são os mais valiosos e com maior controle, os “B” têm importância intermediária e os “C” são os de menor valor. 

Essa análise ajuda a focar os esforços nos itens que mais impactam o negócio.

6. PEPS e UEPS

Esses são métodos de controle de saída de produtos. O PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair), por exemplo, é comum para itens perecíveis, por garantir que os itens mais antigos saiam primeiro. 

Já UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair) é usado em situações específicas e não é aceito pela legislação contábil brasileira, mas pode ser útil para análises internas.

Como organizar sua loja com uma boa gestão de estoque

Organizar sua loja vai evitar prejuízos e melhorar a experiência do cliente. Abaixo estão algumas estratégias práticas para alcançar isso:

1. Faça um levantamento completo dos produtos

Antes de tudo, é necessário saber exatamente quais itens sua loja possui, em que quantidade e onde estão localizados, o que pode ser feito com um inventário de produtos de caráter inicial, onde todos os itens são contados e registrados.

2. Classifique os produtos por categorias

Organize os itens por tipo, marca, tamanho, cor ou qualquer critério relevante para seu segmento. Essa organização de estoque facilita a localização dos produtos e ajuda a visualizar melhor o que está em falta ou em excesso.

3. Utilize um sistema de controle de estoque

Sistemas informatizados, como softwares de gestão (ERP ou sistemas específicos), permitem registrar entradas, saídas, vendas, devoluções e alerta de reposição, reduzindo erros comuns na gestão de estoque e facilitando a tomada de decisões com base em dados.

4. Estabeleça um armazenamento mínimo e máximo de produtos

Defina quantidades mínimas e máximas para cada produto, com base na demanda média. Assim, você evita tanto a falta quanto o acúmulo de mercadorias, mantendo o equilíbrio ideal para o funcionamento da loja.

5. Faça inventários periódicos

Realize contagens regulares (mensais, trimestrais ou semestrais) para conferir se os números no sistema batem com a realidade. Isso ajuda a identificar perdas, furtos ou erros de registro.

6. Treine sua equipe

Todos os funcionários que lidam com otimização de estoque devem estar bem treinados para registrar corretamente os movimentos de entrada e saída, armazenar os artigos com cuidado e seguir os processos da loja.

7. Planeje as compras com base na demanda

Evite comprar por impulso ou em excesso, analisando o histórico de vendas e a sazonalidade dos produtos para fazer compras mais inteligentes, que realmente atendam às necessidades dos clientes.

8. Organize fisicamente o espaço

Mantenha o ambiente limpo, com itens bem identificados, organizados por ordem de entrada (especialmente se forem perecíveis), e com fácil acesso, para agilizar o atendimento e reduzir erros na separação dos itens.

Ferramentas e sistemas que facilitam a gestão de estoque

Existem diversas ferramentas e sistemas que facilitam o gerenciamento de mercadorias, desde planilhas simples até softwares mais avançados e completos. 

A escolha ideal depende da dimensão da sua loja, do volume de produtos e do seu orçamento. Veja abaixo as principais opções:

1. Planilhas de Excel ou Google Sheets

São opções práticas para quem está começando ou tem um pequeno volume de produtos. Com elas, é possível criar tabelas com colunas para entrada, saída, saldo, data, fornecedor, etc.

2. Sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning)

São sistemas integrados que controlam não só as mercadorias, mas também vendas, compras, financeiro e emissão de notas fiscais. 

Como exemplos, podemos citar o Bling, Omie, Totvs e Tiny ERP que tem automatização, oferecendo integração com e-commerce e relatórios completos.

3. Softwares específicos de controle

São voltados exclusivamente para a gestão e controle de mercadorias. Entre os principais, temos o MarketUP, Estoque Fácil e o eGestor, ambos com uma interface amigável.

Infelizmente, essas ferramentas podem não integrar todas as áreas da empresa como um ERP completo; por isso, é importante analisar as necessidades específicas do seu negócio.

4. Aplicativos de controle

Ideais para quem prefere gerenciar tudo pelo celular ou tablet, existem opções como o Controle de Estoque – Meu Estoque (Android), Stock and Inventory Simple e Zoho Inventory (versão app).

5. Sistemas com código de barras e leitores

Usar códigos de barras com leitores integrados ao sistema facilita a entrada e saída de produtos, reduz erros e agiliza processos. Contudo, essa tarefa pode ser um pouco trabalhosa, por requerer equipamentos e softwares compatíveis.

6. Integração com e-commerce e marketplaces

Se sua loja também vende online, é importante que o sistema de gestão estoque esteja integrado com plataformas como e-commerce e marketplace. 

Dicas para uma gestão de estoque eficiente

Aproveite o apoio da sua equipe e as plataformas de logística disponíveis para regularmente:

• Fazer inventários regulares;
• Registrar todas as entradas e saídas de produtos;
• Usar um sistema de controle (planilha ou software);
• Classificar os itens por categoria;
• Definir quantidade mínima e máxima de produtos;
• Manter tudo organizado fisicamente;
• Contar datas de validade (se houver);
• Capacitar sua equipe sobre os processos de estoque mínimo e estoque ideal;
• Evitar excesso ou falta de produtos;
• Acompanhar o histórico de vendas para planejar compras;
• Implementar código de barras, se possível;
• Dar prioridade a itens com maior giro (curva ABC);
• Tenha um montante de produtos estocados por segurança, para imprevistos;
• Revisar periodicamente os processos de controle;
• Integrar o que está estocado com o sistema de vendas (PDV).

Não se esqueça que a gestão de estoque pode salvar um negócio ou afundá-lo, pois o controle eficiente evita desperdícios, faltas e custos desnecessários, mantendo a operação saudável e lucrativa; já o gerenciamento falho pode causar perda de vendas, aumento de despesas e insatisfação dos clientes, comprometendo o sucesso da empresa.

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