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Prepare sua loja para decolar

Preparando a cabine de comando

10 passos para uma gestão empresarial mais profissional
(e eficiente)

Para sua loja decolar, você deve abandonar as práticas amadoras e tornar sua gestão mais profissional. O controle de desempenho da empresa e o relacionamento com os clientes exigem mais cuidados e maior dedicação e tempo.

Nesse sentido, é vital que se coloquem em prática algumas técnicas para aumentar sua produtividade e a de seus funcionários. Uma melhor gestão de tempo pode trazer resultados imediatos para sua empresa, que impactarão positivamente no processo de expansão.

Além desse autocontrole de produção, algumas ferramentas são importantes aliadas para a otimização de processos de uma empresa emergente. Dentro desse pacote de melhorias, você pode adotar, por exemplo, sistemas de ERP e CRM (veja mais abaixo).

Mesmo sendo uma pequena empresa, investir em tecnologia faz muito sentido. De acordo com um levantamento do Boston Consulting Group (BCG), as pequenas e médias empresas que adotam os novos recursos tecnológicos aumentam as receitas até 15% mais rápido que as companhias com menos inovação.

 

 

 

Empresas que encerram as atividades nos primeiros cinco anos de vida investem menos em processos de gestão do que aquelas que ainda estão em atividade. Não fica difícil concluir que uma boa gestão é vital para a sobrevivência de um negócio.

10 Passos para uma gestão empresarial mais profissional (e eficiente)

Identifique e resolva falhas

Descubra o que está travando o dia a dia do seu negócio e solucione. Pode ser desde um funcionário desmotivado até mesmo uma falta de planejamento pessoal sua, que está misturando assuntos pessoais com a empresa.

Motive a sua equipe

Elogie sempre que couber essa atitude. Dê espaço para participação ativa deles nos processos e ideias. Crie um ambiente de trabalho harmonioso e que os deixe à vontade e confortáveis para trabalhar.

Pondere as reuniões

Elas são certamente necessárias para o desenvolvimento de uma empresa, mas precisam ser planejadas e controladas para que não se tornem ralos de produtividade. Antes de marcar uma reunião, avalie se realmente é necessário ou se o assunto não pode ser discutido por telefone, por exemplo. Depois, liste a pauta do encontro para que ele não se perca no caminho. Por fim, determine um prazo de duração e não o ultrapasse.

Delegue Funções

Você pode ser um superempresário, sem bancar o super-homem. Não tome todas as responsabilidades e ações para si. Você tem uma equipe e confia nela, certo? Então, divida as tarefas, atribuindo responsabilidades a cada colaborador.

Estabeleça metas e indicadores de desempenho

Número de vendas, atendimentos, clientes satisfeitos ou rapidez nos processos. Não importa quais, mais é importante estabelecer metas a você e sua equipe e não deixá-las de lado. Se possível for, escreva-as em um quadro, deixando-as expostas para serem sempre lembradas. Ao final de cada mês, por exemplo, analise se elas foram cumpridas, se não foram, tente descobrir o porquê e como mudar isso no próximo mês.

Acompanhe a concorrência e as tendências

Não se "feche" no mundinho de sua empresa e não deixe que os funcionários façam o mesmo. Esteja sempre atento e informado ao que está rolando no mercado. Participe de eventos, navegue na internet (não é para ficar só no Facebook, hein!), leia e discuta novidades com sua equipe. Viu uma matéria interessante naquela importante revista de negócios? Compartilhe-a com seu time, boas ideias pode surgir desse mergulho em informações.

Mapeie os seus processos

Quais são todas as etapas de um produto em sua loja? Desde a produção, ou aquisição, até a entrega na casa do cliente. Coloque o passo a passo no papel, levantando e respondendo questões para cada etapa. Pra que esse processo existe? Como, quem é o responsável? Quanto tempo demora o processo? Onde é executado? Como é avaliado? Quem gerencia? Com esses dados em mãos, você consegue identificar eventuais problemas em cada etapa e pode buscar soluções individuais para solucioná-los.

Se comunique de diversas maneiras

Ficar sentado o dia inteiro mandando e-mails para funcionários e clientes pode até ser a maneira mais rápida de comunicar, mas nem sempre a mais eficiente. Faça ser entendido. Chame o funcionário que está com dificuldades em entender algum processo para tomar um café, converse, explique, se preciso for, desenhe, literalmente, mas tenha certeza que ele entendeu a sua colocação.

Dê o exemplo, sempre

Parece piegas, mas não tem como ser diferente. Um bom líder tem que servir de inspiração. Como cobrar aumento de produtividade da equipe ficando o dia todo trocando mensagens com amigos no WhatsApp? Que funcionário se sente motivado com uma situação dessas? Nenhum. Portanto, para que todo o processo saia como planejado, você também tem que estar inserido nele de maneira ativa, o que não quer dizer necessariamente operacional.

Não fique conectado ao trabalho 24 horas por dia, todos os dias

Sim, é o "olho do dono que engorda o boi". E é difícil se desligar, mesmo aos finais de semana. Mas obrigue-se a fazer isso com alguma frequência. Sua mente precisa se desligar por algumas horas e seu corpo pede descanso. Tenha horário definido e reservado para dormir, se alimentar e se divertir.

Aumento na produtividade é caminho para o crescimento

Sabemos que o dia tem 24 horas e que, muitas vezes, um empreendedor gostaria de alongar esse tempo para cumprir todas as tarefas do dia. Mas, acredite, que mesmo que fosse possível conseguir essas horas a mais, não seria necessário.

Há tempo suficiente para fazer tudo (ou melhor, tudo o que é importante, fazer essa distinção está entre as dicas de produtividade). Basta aprender a fazer a gestão correta do seu tempo.

 

 

Teoria de Pareto

Algumas teorias também podem ser úteis, quando aplicadas em seu cotidiano de trabalho. Por exemplo, o Princípio de Pareto afirma que 80% das consequências advêm de 20% das causas. Alguns empreendedores gostam de trazer essa lei para a realidade do seu dia a dia e, com isso, conseguem aumentar sua produtividade. Como?

Focando esforços em apenas 20% das suas tarefas, as mais importantes, para obter 80% dos seus resultados mais desejados.

Como adaptar a Teoria de Pareto à sua realidade?

Crie uma lista das atividades do dia. A cada uma delas dê uma nota de quantidade de esforço necessário (de 1 a 10, com 1 sendo a menor quantidade de esforço) e outra para os potenciais resultados positivos (de 1 a 10, com 10 sendo o melhor impacto e 1 impacto irrelevante).

Agora divida a nota do esforço pela nota do resultado. Assim, você vai obter o ranking de prioridade das atividades. Cumpra-as de acordo com o ranking. Aqui está um exemplo:

Desta forma, no fim do dia, se você cumprir apenas 20% da sua lista − nesse caso, como são só três tarefas, realizar apenas a primeira já é até mais que 20% − será essa fatia que lhe trará 80% dos resultados. Ou seja, boa parte dos resultados virá da ligação para o cliente, e não dos relatórios e apresentações.

Técnica Pomodoro

Essa técnica foi inventada por um italiano no fim dos anos 1980, e seu nome "pomodoro" vem dos timers de cozinhas italianas que têm o formato de um tomate (pomodoro). Comece criando uma lista de tarefas do dia, por ordem de prioridade. Aliás, para qualquer técnica, seja pronta ou "inventada" pelo próprio empreendedor, criar uma lista "to do" diária é essencial.

Veja como funciona:

Crie hábitos e planeje seu dia

Independentemente de você utilizar técnicas ou se basear em teorias, criar uma rotina e metodologia de trabalho é importante para o aumento de sua produtividade. Muita gente "torce o bico" só de ouvir as palavras "rotina" e "metodologia". Mas elas são necessárias no cotidiano de uma pessoa. Por exemplo, você não acorda com o despertador em x horário, escova os dentes, toma café e vai trabalhar? Então, essa é uma rotina que você criou para que sua manhã flua da maneira que você acha mais adequada.

No trabalho deve haver essa mesma lógica. É preciso que o empreendedor crie sua rotina e uma metodologia de trabalho que se adaptem à sua realidade. Eliminar os vilões que atrapalham a produtividade, também é fundamental. Identifique quais são eles e crie soluções para combatê-los. Uma dica é anotar tudo o que te faz parar alguma atividade durante o dia (telefonemas da família, notificações no Facebook, programa na TV, etc.). E, no fim do dia, analise essa lista e pense em como pode eliminar essas distrações.


Fonte: Diego Simioni, sócio-fundador da GOAKIRA consultoria e especialista em planejamento e finanças.

Palavra de especialista

"A chave do sucesso é reservar oito horas por dia para o trabalho, oito para dormir e ter certeza de que não são as mesmas."

Roberto Duailibi

Sócio-diretor da agência de publicidade DPZ

Investimento em tecnologia e inovação

Como adiantamos no início, há ferramentas de tecnologia e inovação que são importantes aliadas na hora de criar processos mais rápidos e profissionais em uma empresa. Recursos tecnológicos, como aplicativos e serviços de nuvem, como a plataforma de armazenamento do UOL HOST, ajudam a empresa e os funcionários a alcançar seus objetivos com mais agilidade.

Sistema de ERP integra informações de todas as áreas da empresa

Por menor que seja uma empresa, ela se divide em diversos departamentos interdependentes. Mais do que isso, é preciso mantê-los todos integrados para o processo funcionar bem. Em uma loja virtual, se o estoque não "conversa" com o departamento de entregas, por exemplo, há grande risco de confusões acontecerem. E, conforme o negócio vai tomando mais corpo, mais difícil fica de fazer essa integração e controle manual.

Nesse sentido, para profissionalizar a gestão e promover a integração de todas as áreas, um software ERP (Enterprise Resource Planning – em português, Sistema integrado de Gestão Empresarial) é a melhor opção. Ele atua como se fosse um sistema nervoso, armazenando as informações de todos os departamentos em um único sistema.

Sistemas de ERP para micro e pequenas empresas

Omie: reúne funções de ERP e CRM, integrando módulos de finanças, vendas, contabilidade e relacionamento com clientes, e é dedicado a pequenas empresas. Oferece teste gratuito por 14 dias e a mensalidade custa 109 reais.

Conta Azul: ideal para pequenas empresas, possui módulos de finanças, estoques, vendas, compras e emissão de nota fiscal. Oferece planos diversos que custam entre 24,90 e 195,50 reais.

Bling: permite organizar fluxo de caixa, estoques, vendas, boletos e cobranças. Oferece plano gratuito, com recursos limitados, e os planos pagos variam de 25 a 300 reais por mês.

Beta Labs: Eleito um dos melhores sistemas de gestão pela Folha de S.Paulo, permite customização e oferece o serviço em nuvem, 100% online. Para saber os valores, é preciso entrar em contato com um gerente comercial do serviço.

Sistema de CRM ajuda a conhecer melhor cada cliente

A proximidade dos clientes é uma vantagem das pequenas empresas em relação às grandes. Tratar o comprador de forma personalizada e oferecer os melhores produtos e serviços, conforme sua necessidade, faz com que ele se torne um cliente fiel e se sinta especial.

Crescer a carteira de clientes é ótimo, é lindo, é objetivo alcançado! Mas armazenar os dados pessoais e de compras de cada um deles passa a ser quase impossível de ser feito manualmente.

Um sistema CRM agiliza todo esse processo. O termo CRM (Customer Relationship Management) significa, em português, Gestão de Relacionamento com Clientes. Ele armazena todas as informações necessárias dos clientes, dando à empresa uma ampla visão para identificar os desejos dos clientes, encontrar novas oportunidades e fazer um atendimento personalizado, tanto na pré-venda quanto no pós-venda.

O CRM ainda ajuda os gestores a monitorar a qualidade do atendimento da sua equipe, de acordo com o grau de satisfação dos clientes.

Palavra de especialista

"Hoje em dia, precisamos conhecer os costumes e hábitos dos nossos clientes, além de saber de suas preferências, hobbies e valores de consumo. Tudo isso ajuda a melhorar o relacionamento e, consequentemente, a aumentar as vendas e o lucro."

Douglas T. Carvalho

diretor comercial da PME Inova Consultoria e
Treinamento

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